Som kompetensadministratör eller förvaltare finns flera utmaningar för att hålla data uppdaterad och en av dessa är hur man snabbt ska få in stora mängder av information på många anställda smidigt. Denna artikel syftar till att visa hur man som administratör kan göra det med enbart några klick.
Säkerställ att rätt kompetens finns i kompetensträdet
För att systemet ska veta vad som ska registreras på de anställda behöver kompetens finnas att importera mot. Detta görs under Administration -> Kompetensträdet.
Säkerställ även att korrekt kompetensfält finns tillagda. I exemplet nedan ska anställda få kompetensen HLR registrerade med tillhörande kompetensfält Typ och Kursledare.
Strukturera data för import
WinLas kan importera data från vanligt förekommande Excel-filformat (exempelvis .xls, .xlsx och .csv). Viktigt vid import är att data följer korrekt struktur som kan variera beroende på vilken kompetens administratören importerar mot. För att säkerställa att strukturen i Excel-arket är korrekt rekommenderas det därför alltid att kontrollera denna i WinLas enligt följande steg:
Leta reda på rätt kompetens i kompetensträdet.
Klicka därefter på önskad kompetens för att komma översiktsvyn Administrera kompetens.
Klicka därefter på Importera personer med denna kompetens.
Klicka på knappen för att därefter få en textruta. Längst ned hittas den struktur kolumnerna i Excel-arket ska ha.
Utifrån den information som visas i WinLas vet vi därför att Excel-arket ska bestå av fyra kolumner i viss ordning.
Observera att enbart Personnummer är obligatoriskt fält, varför vi i detta exempel lämnar vissa t.o.m.-datum tomma.
Importera data
När vi har rätt förutsättningar i WinLas (Steg 1) samt rätt struktur från exempelvis Excel (steg 2) kan vi importera data. Detta görs genom att markera den data som önskas importeras för att därefter kopiera denna. Administratören klistrar nu helt enkelt in importtexten i importrutan.
När jag klistrat in importtexten från Excel-arket tillåts jag nu förhandsgranska informationen. Administratören kan i denna vy granska att importen genomförs korrekt. Vid grön indikation har anställd hittats och extra information importeras korrekt. Vid röd indikation kommer import inte genomföras på denna individ då något inte är korrekt inmatat. I exemplet nedan ser vi att person inte hittats, varför systemet ej kan importera just för denna anställda.
Efter att jag granskat import kan jag genomföra den genom att klicka på Importera, som hittas längst ned i denna vy. Kompetensen har nu registrerats på de anställda.
Fortfarande frågor? Hör gärna av dig till oss så kan vi assistera med importen.